Mentions légales, politique de confidentialité et conditions d’utilisation du site Beyond Forums et de ses pages événementielles.

1. Éditeur du site

Beyond Forums est une marque exploitée par la société Cruz & Co, organisatrice de rencontres et d’événements professionnels B2B dans le secteur du MICE.

Dénomination sociale : Cruz & Co
Forme juridique : société par actions simplifiée (SAS)
Capital social : 5 000 €
Siège social : 107 rue Armand Silvestre, 92400 Courbevoie, France
Immatriculation : RCS Nanterre 130 260 045
TVA intracommunautaire : FR30130260045
Téléphone professionnel : +33 6 44 25 88 43
Courriel : jeremie@beyond-forums.com
Directeur de la publication : Jérémie Cruz, président de Cruz & Co

Périmètre du site : https://www.events-connect.org/e/beyond-iberia et les pages événementielles « beyond-x ». Les présentes mentions concernent uniquement les pages éditées sous la responsabilité de Cruz & Co ; elles ne désignent pas Cruz & Co comme éditeur de l’ensemble du domaine events-connect.org.

Hébergement

Hébergeur du site : Microsoft Ireland Operations Limited (services cloud Microsoft Azure)
Adresse : One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande
Téléphone : +353 1 295 3826
Prestataire de plateforme : inwink SAS, au capital de 111 100 €, 33 rue du Faubourg Saint-Antoine, 75011 Paris, France, RCS Paris 521 915 637 (contact@inwink.com), qui fournit la plateforme événementielle utilisée pour ce site et agit en qualité de sous-traitant de Cruz & Co.

2. Objet du site

Le site présente les forums Beyond Forums, leurs destinations, programmes, partenaires et modalités de participation. Il permet aux décideurs MICE, exposants et partenaires de demander des informations, de soumettre une candidature ou une demande de badge et, lorsque la fonctionnalité est disponible, de gérer leur participation et leurs rendez-vous dans un espace personnel.

Une demande en ligne ne vaut pas confirmation de participation. Celle-ci dépend des conditions applicables à chaque événement et, le cas échéant, de la validation de l’organisateur et de la conclusion d’un contrat.

3. Données personnelles et confidentialité

Cruz & Co, dont les coordonnées figurent à la rubrique 1, est responsable des traitements qu’elle détermine pour l’organisation et la promotion de Beyond Forums. Contact pour les données personnelles : jeremie@beyond-forums.com.

Données et modes de collecte

Selon votre relation avec Beyond Forums, les données traitées peuvent comprendre votre identité, fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, pays, centres d’intérêt professionnels, besoins événementiels, demandes de rendez-vous, échanges avec notre équipe, données de participation et de facturation. Un espace personnel peut également nécessiter des données de compte et d’authentification.

Elles proviennent de vos formulaires, échanges, inscriptions et contrats. Des coordonnées professionnelles peuvent aussi provenir de partenaires ou de sources publiques pertinentes. Dans ce dernier cas, nous vous informons de la source, des finalités et de vos droits au plus tard lors du premier contact ou dans le délai légal applicable, sauf exception prévue par la réglementation.

La consultation du site peut générer des données techniques, notamment l’adresse IP et des journaux de connexion. Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires ; sans ces informations, la demande ou la prestation concernée peut ne pas pouvoir être traitée.

Finalités et bases légales

Demandes et candidatures — Répondre à vos questions, étudier votre profil et préparer votre participation : mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime à gérer les échanges professionnels dans les autres cas.

Participation et rendez-vous — Gérer les inscriptions, badges, espaces participants, agendas et informations pratiques : exécution du contrat conclu avec vous ou mesures précontractuelles. Lorsque votre entreprise est la partie au contrat, notre intérêt légitime est d’organiser et d’exécuter cette relation avec ses représentants.

Transport et hébergement — Organiser les prestations prévues dans votre participation, avec les seules données nécessaires : mêmes bases contractuelles ou intérêt légitime pour les représentants des entreprises participantes.

Gestion administrative — Facturation, comptabilité et obligations applicables : obligation légale. Gestion des réclamations et défense des droits : intérêt légitime.

Sécurité et amélioration du service — Prévenir les accès frauduleux et analyser le fonctionnement du site : intérêt légitime, sous réserve du consentement exigé pour certains traceurs. Les statistiques anonymisées ne permettent pas de vous identifier.

Informations particulières

Si des informations relatives à la santé, à une allergie ou à un besoin d’accessibilité sont nécessaires, elles font l’objet d’une information spécifique et, lorsque requis, d’un consentement explicite. Elles sont limitées au besoin logistique concerné et ne figurent pas dans l’annuaire professionnel. Les usages de votre photographie et les éventuelles prises de vue lors des événements font également l’objet d’une information adaptée et, lorsque nécessaire, d’une autorisation distincte.

4. Communications et destinataires des données

Invitations et prospection professionnelle

Nous pouvons vous adresser des informations et invitations relatives à Beyond Forums en lien avec votre activité professionnelle, sur le fondement de notre intérêt légitime à développer nos relations B2B. Vous pouvez vous y opposer simplement et gratuitement dès la collecte, puis à tout moment via le lien de désabonnement des messages ou en écrivant à community@beyond-forums.com. Lorsque le consentement est requis, il est recueilli avant l’envoi et peut être retiré à tout moment.

La participation à un événement n’emporte pas une autorisation générale de transmettre vos coordonnées à des tiers pour leurs propres campagnes commerciales. Toute opération de cette nature fait l’objet d’une information spécifique et du recueil du consentement lorsque celui-ci est nécessaire.

Personnes habilitées et prestataires

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Cruz & Co et aux prestataires qui en ont besoin pour leurs missions : gestion des inscriptions et des rendez-vous, hébergement informatique, envoi de communications, accueil, comptabilité et logistique. Les sous-traitants agissent selon des instructions encadrées contractuellement.

Les hôtels, transporteurs et partenaires logistiques reçoivent uniquement les données nécessaires aux prestations prévues. Certains peuvent agir comme responsables de leurs propres traitements, notamment pour leurs obligations légales ; leur politique de confidentialité s’applique alors à ces traitements. Des données peuvent également être communiquées aux autorités lorsque la loi l’impose.

Annuaire et échanges entre participants

Lorsqu’un annuaire ou un outil de mise en relation est proposé, les informations professionnelles rendues visibles, le public habilité à les consulter et la base légale sont précisés lors de l’inscription. Les coordonnées privées et les données de voyage ne sont pas destinées à l’annuaire.

Si un dispositif de scan de badge est proposé, une information préalable précise les données transmises, le destinataire et la finalité. Le scan ne constitue pas, à lui seul et sans information appropriée, un consentement à toute prospection ultérieure. Chaque destinataire est responsable des usages qu’il fait ensuite des données et doit permettre l’exercice des droits applicables.

Prestataires et transferts internationaux

Lorsqu’un transfert hors de l’Espace économique européen est nécessaire, il doit reposer sur un mécanisme autorisé par le RGPD, notamment une décision d’adéquation applicable ou des clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de mesures complémentaires. Les garanties pertinentes et les moyens d’en obtenir une copie sont communiqués sur demande à notre adresse de contact.

5. Conservation des données et exercice des droits

Durées de conservation

Demandes sans suite et prospection — Les données des prospects sont conservées au maximum trois ans après leur collecte ou le dernier contact émanant du prospect. Les données clients utilisées pour la prospection sont conservées pendant la relation commerciale puis trois ans après sa fin, sauf opposition antérieure.

Organisation des événements — Les données opérationnelles sont conservées jusqu’à la clôture du suivi de l’événement, au maximum douze mois après celui-ci. Les données strictement nécessaires à la preuve d’un contrat ou à un litige sont ensuite archivées séparément, avec accès restreint, pendant la prescription applicable, généralement cinq ans. Une procédure en cours peut justifier leur conservation jusqu’à son issue définitive.

Facturation — Les pièces comptables et justificatifs sont conservés dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Cette durée ne s’applique pas à l’ensemble des profils participants.

Données logistiques particulières — Les informations de santé nécessaires à l’accueil sont supprimées au plus tard un mois après l’événement, sauf nécessité légale documentée. Les documents d’identité éventuellement nécessaires au voyage ne sont pas conservés après la réalisation de leur finalité, sauf obligation légale précise.

Opposition et comptes — Les données minimales nécessaires au respect d’une opposition sont conservées dans une liste dédiée, au moins trois ans, uniquement à cette fin. Les comptes inactifs sont supprimés ou anonymisés après deux ans sans activité, sauf données soumises à une conservation distincte.

Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition. Le droit à la portabilité concerne les traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat. Vous pouvez retirer votre consentement sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs et définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits : jeremie@beyond-forums.com, ou Cruz & Co — Données personnelles, 107 rue Armand Silvestre, 92400 Courbevoie, France. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité, de manière proportionnée.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre des demandes ; vous en êtes informé dans le premier mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL sur www.cnil.fr.

6. Cookies et conditions d’utilisation

Cookies et autres traceurs

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés sans consentement préalable. Les autres traceurs soumis à consentement, notamment certains outils de mesure d’audience et contenus tiers, ne doivent être activés qu’après votre accord. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation et vos choix doivent pouvoir être modifiés à tout moment.

7. Propriété intellectuelle

Les textes, visuels, photographies, vidéos, logos, marques, éléments graphiques et autres contenus du site sont protégés par les droits applicables. Ils appartiennent à Cruz & Co ou à leurs titulaires respectifs et sont utilisés avec les autorisations nécessaires. La présence d’un contenu sur le site n’en transfère aucun droit à l’utilisateur.

Sauf autorisation préalable du titulaire des droits ou exception légale, toute reproduction, représentation, adaptation ou exploitation de ces contenus est interdite. Les extractions ou réutilisations des bases de données sont soumises aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle, notamment lorsque l’investissement requis pour leur protection est établi.

8. Accès au site et responsabilité

Cruz & Co s’efforce de maintenir des informations exactes et un accès satisfaisant au site. L’accès peut être temporairement interrompu pour maintenance, mise à jour ou incident technique. L’utilisateur peut signaler une erreur ou un dysfonctionnement à l’adresse de contact indiquée.

Les programmes, intervenants et modalités pratiques peuvent évoluer. Les droits et obligations liés à une participation sont déterminés par le contrat, les conditions générales de vente et les conditions particulières applicables ; les présentes mentions ne les remplacent pas.

Chaque utilisateur doit préserver la confidentialité de ses accès et s’abstenir de toute utilisation illicite, intrusion, extraction abusive ou atteinte au fonctionnement du site. Les sites tiers accessibles par lien restent sous la responsabilité de leurs éditeurs respectifs. La responsabilité de Cruz & Co est appréciée selon le droit applicable ; aucune clause des présentes n’exclut une responsabilité qui ne peut légalement être écartée.

9. Droit applicable et mises à jour

Les présentes sont soumises au droit français, sous réserve des dispositions impératives éventuellement applicables. À défaut de résolution amiable, les juridictions compétentes sont déterminées selon les règles de droit commun. Ces mentions peuvent être mises à jour pour refléter l’évolution des services, des pratiques et de la réglementation.

Date de mise à jour : 15/10/2026.